Người dùng: Kế toán trưởng kiêm CV Tài chính Quốc tế + CEO. Vai trò của AI: CHECKER (soát lỗi) + ANALYST (phân tích) + DRAFTER (soạn thảo) — không bao giờ là người ra số cuối cùng.
Ghi sổ, hạch toán, hóa đơn điện tử, BCTC, khai thuế → thuộc phần mềm kế toán (MISA) + kế toán viên. AI chỉ làm lớp kiểm soát – phân tích – soạn thảo – cảnh báo trên dữ liệu.
/Tai-chinh phân quyền riêng.Đối chiếu draft bộ chứng từ với L/C theo UCP600/ISBP: tên hàng, dung sai số lượng, số tiền, ngày giao vs latest shipment, cảng, expiry, chính tả, số bản gốc/sao. Đầu ra: bảng flag discrepancy. Không tự soạn/sửa chứng từ. Duyệt người 100% vĩnh viễn.
Lịch tiền về 8-12 tuần theo điều kiện thanh toán từng lô; đối chiếu sao kê; cảnh báo tuần hụt chi (trả đại lý, đáo hạn vay vụ); mô phỏng what-if.
Aging 0-30/31-60/61-90/>90 ngày; thư nhắc nợ song ngữ 3 cấp độ (cấp 2-3 phải KTT + CEO duyệt); không dọa pháp lý khi chưa có ý kiến luật sư; DSO theo tháng.
Margin từng container/khách/dòng hàng; xếp hạng khách theo lợi nhuận thật; flag lô dưới ngưỡng. Đầu ra luôn có header "NỘI BỘ – KHÔNG GỬI KHÁCH", không bao giờ dán vào draft gửi ra ngoài.
Checklist hồ sơ theo kỳ: tờ khai HQ + hóa đơn đầu vào + chứng từ thanh toán + hợp đồng — đối chiếu chéo 4 nguồn; draft công văn giải trình; luôn kèm "đối chiếu văn bản hiện hành".
Lỗ/lãi tỷ giá theo lô tiền về; nhắc đáo hạn vay/forward; báo cáo quản trị tháng: dòng tiền, margin theo dòng hàng, công nợ, vốn tồn kho, 3 cảnh báo lớn nhất.
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| Skill helena-finance-ops | Chỉ chứa logic + playbook + quy tắc. KHÔNG chứa số liệu. |
/Tai-chinh/HopDong-PI.xlsx | 1 dòng/lô: khách, hàng, giá trị, điều kiện thanh toán, ngày B/L, hạn tiền về (nhóm B) |
/Tai-chinh/CongNo.xlsx | Công nợ khách quốc tế + đại lý (nhóm C) |
/Tai-chinh/GiaVon-Costing.xlsx | File nhạy cảm nhất — chỉ KTT + CEO (nhóm D) |
/Tai-chinh/SaoKe/ | Sao kê ngân hàng xuất hàng tuần (nhóm B) |
File nguồn quá hạn cập nhật (sao kê/công nợ >7 ngày, giá vốn >30 ngày) → AI cảnh báo dữ liệu cũ thay vì cứ tính. MISA xuất Excel định kỳ vào thư mục — AI đọc file, không đọc trực tiếp MISA.
| Tuần | Việc | Nghiệm thu |
|---|---|---|
| 1-2 | KTT gom giáo trình: 10-15 bộ chứng từ sạch + 3-5 ca discrepancy thật; dựng 4 file dữ liệu chuẩn; phân quyền /Tai-chinh | 4 file chạy, quyền đúng 2 người |
| 3 | Skill v1: nhóm C (công nợ) + F (báo cáo) — dễ nhất, thấy giá trị ngay | Aging + báo cáo tháng mẫu đúng |
| 3-4 | Nhóm B: lịch tiền về 8 tuần + đối chiếu sao kê | Khớp đối chiếu tay 2 tuần liền |
| 4-5 | Nhóm A: checker L/C chạy trên 5 bộ cũ đã biết kết quả | AI bắt ≥ số lỗi thật của các ca lỗi lịch sử |
| 5-6 | Nhóm D (margin) + E (VAT); shadow toàn bộ | Margin khớp costing tay; checklist VAT khớp hồ sơ đã hoàn |
| 6 | Nghiệm thu: bộ 10 test chuẩn + changelog v1.0 + ma trận duyệt | Đạt 3 chỉ số; mức C giữ duyệt 100% |
KPI nghiệm thu: checker L/C bắt 100% lỗi mà người bắt được trên 10 bộ liên tiếp, flag thừa ≤20% · lịch tiền về khớp tay 4 tuần liền · thư/công văn ≥60% dùng ngay, ≤10% viết lại · thời gian soát 1 bộ chứng từ: ~60-90 phút → ~20-30 phút (mục tiêu, đo baseline trước).
| Việc | Câu lệnh |
|---|---|
| Soát chứng từ | "Soát bộ chứng từ lô [số PI] theo L/C đính kèm: đối chiếu từng field UCP600, xuất bảng flag discrepancy, xếp mức nặng/nhẹ" |
| Lịch tiền về | "Cập nhật lịch tiền về 8 tuần từ HopDong-PI, đối chiếu sao kê tuần này, flag lô đến hạn chưa về và tuần dự kiến hụt chi" |
| Aging | "Chạy bảng aging từ CongNo.xlsx, tách khách quốc tế/đại lý, liệt kê khách vượt 60 ngày kèm đề xuất cấp độ nhắc" |
| Thư nhắc nợ | "Soạn thư nhắc nợ [khách], quá hạn [n] ngày, cấp độ [1/2/3], song ngữ, kèm bảng chi tiết invoice" |
| Margin | "Tính margin container [số] từ GiaVon-Costing + giá bán trên PI, so ngưỡng chuẩn, flag nếu dưới" |
| Báo cáo CEO | "Lập báo cáo quản trị tháng theo mẫu: dòng tiền, margin theo dòng hàng, công nợ, vốn tồn kho, 3 cảnh báo — kèm khối nguồn số liệu" |
| Hoàn thuế | "Chạy checklist hồ sơ hoàn thuế kỳ [n]: đối chiếu tờ khai - hóa đơn - chứng từ thanh toán - hợp đồng, flag hóa đơn có vấn đề" |
| Sự cố discrepancy | "Ngân hàng báo discrepancy [nội dung]. Phân tích theo UCP600: sửa được không, thời hạn còn lại, draft email xin khách chấp nhận sai biệt" |
| Rủi ro | Giải pháp |
|---|---|
| OCR đọc sai số từ chứng từ scan | Mọi số trích từ ảnh phải in kèm ảnh cắt vùng số để người đối chiếu; chứng từ mờ → AI từ chối soát |
| Margin/giá vốn lọt ra ngoài | Header "NỘI BỘ" bắt buộc; skill sales không truy cập được /Tai-chinh; audit quyền mỗi quý |
| Trích dẫn quy định thuế/UCP cũ | Luôn kèm "đối chiếu văn bản hiện hành"; hồ sơ thuế KTT duyệt 100%; tư vấn thuế rà 1 lần/năm |
| Quen tay tin AI, bỏ lớp soát người | AI là lớp soát THỨ HAI — quy trình người giữ nguyên; KPI có mục "lỗi AI bỏ sót mà người bắt được" |
| File nguồn không cập nhật | AI kiểm tra ngày sửa cuối trước mỗi lần chạy; quá hạn → cảnh báo to |